Présentation du projet

Nous classons nos événements en trois catégories, en fonction de leur taille.

JUSQU'À 200 PERSONNES : il s'agit d'un petit réseau ne nécessitant pas d'organisation préalable particulière. Nous pouvons assurer toute la partie technique avec notre matériel électrique et réseau. Nos organisateurs peuvent facilement prendre en charge l'accueil des participants et le suivi durant tout un week-end, voire un peu plus. Nous organisons des réseaux de cette taille à intervalles réguliers (environ tous les 2 mois) dans divers endroits ; comme l'EPITA ou l'Université de Marne-La-Vallée. Ces événements nous permettent de garder le contact avec les joueurs, et de tester à petite échelle les techniques que nous utilisons pour les rassemblements plus importants.

DE 200 À 400 PERSONNES : réseau de taille moyenne, nécessitant une préparation plus importante. Tout d'abord, rassembler les participants ne se fait pas une semaine à l'avance : il faut davantage de temps et de communication. Au niveau logistique, notre matériel électrique est suffisant, mais il faut veiller à disposer d'une alimentation conséquente (nous n'effectuons que la distribution de l'énergie, pas sa production!). Ainsi, lors du "Marathon 42 heures Cycom", nous avons dû louer un groupe électrogène conséquent afin de pouvoir alimenter en électricité les 300 participants. Quant au matériel réseau, nous pouvons assurer environ 200 "ports", mais nous avons de nombreux contacts avec des associations disposées à nous prêter du matériel réseau afin de compléter les 200 ports restants. En ce qui concerne la salle d'accueil, il faut compter environ 1000m² (gymnase, terrain de sport couvert, grande salle municipale...). Enfin, nos équipes d'organisateurs peuvent être suffisantes pour gérer le déroulement des opérations, mais il est souhaitable de faire intervenir une association extérieure pour l'organisation des tournois, par exemple.

DE 400 À 1600 PERSONNES : une fois le cap des 400 participants franchi, nous ne sommes plus autonomes, et il faut faire appel à un sponsor et/ou disposer de conditions particulières. Le matériel électrique peut se louer assez facilement ; quant au matériel réseau, la seule solution est de se le faire prêter par un constructeur. La salle d'accueil doit évidemment être de taille conséquente (parc d'exposition, plateau TV...), et bien desservie par EDF (sinon, il faut encore prévoir un ou plusieurs groupes électrogènes). Plusieurs associations seraient contactées afin de prêter main-forte à l'organisation. Il est intéressant de noter que dès lors qu'on fait appel à des sponsors, autant voir grand, une entreprise préfèrant associer son image à un événement prestigieux. Aujourd'hui, un rassemblement de 1000 joueurs ou plus, avec une communication correcte, est certain de susciter l'attention de tous les médias (presse, radio, TV).